Las tecnologías de la información cada día tienen mayor impacto en nuestras vidas y el trabajo no es la excepción. El correo electrónico por ejemplo es una herramienta de comunicación fundamental de prácticamente cualquier empresa. Pero las tecnologías y conceptos de la comunicación han evolucionado.¿Ya conoces otras formas para una comunicación más eficiente y productiva con tu equipo de trabajo?
Slack. Una herramienta que funciona como un chat para el trabajo pero reemplaza el email
Slack disminuye el uso de email organizando conversaciones por equipos de trabajo y temas a través de la creación de canales. Cuando una persona lleva diversos temas al tiempo la comunicación por email es tediosa porque no hay manera de agrupar conversaciones del mismo tema si no se llevan en un solo asunto. Por su parte slack admite diferentes tipos de contenido adjunto, texto al estilo de un estilo chat y con posibilidad de integración con aplicaciones como join.me y google docs por ejemplo.
Slack es mucho mejor que trabajar por whatsapp en algunos casos dado que Whastapp tiende a ser para uso personal y muy intrusivo teniendo en cuenta que el usuario recibe las notificaciones a cada instante. Por su parte slack tiene notificaciones menos frecuentes reduciendo la cantidad de veces que un trabajador itera por distintos temas y esto permite una gestión más eficiente del tiempo.
También permite llevar conversaciones asíncronas en diferentes temas y diferentes equipos. En lugar de enviar un email cada vez especificando a quienes les interesa la información, se forma un equipo de trabajo para cada canal facilitando la participación de todos en conversaciones que no tienen que ser en tiempo real y la colección de información relevante.
Enlace: https://slack.com
Google Docs + Google Drive:Colaboración en línea y almacenamiento en la nube
Documentos de Google o Google docs es más práctico para trabajo en equipo que documentos en Word y en Excel dado que permite por ejemlpo hojas de cálculo y documentos de texto que además de estar compartidas permiten el trabajo colaborativo y simultáneo. El historial de versiones y permitir simultáneamente trabajar sobre el mismo archivo son características claves de este servicio.
Google Drive funciona como un disco en la nube que complementa el uso de Google Docs para colaborar y compartir documentos de cualquier tipo incluido Docs con su equipo de trabajo o simplemente mantener en la seguridad de la nube sus propios archivos.
Enlace: https://www.google.com/intl/es/docs/about/
Google Hangouts: Mucho más que un chat
Hangouts es el chat de Google. Requiere tener cuentas de gmail o GSuite (anteriormente Google Apps como proveedor de email corporativo). Pero Hangouts además de permitir acciones típicas de un chat como llamadas de voz, videollamadas, conversaciones grupales y compartir archivos, también permite compartir pantallas. Una herramienta bastante conveniente para el trabajo en equipo.
Enlace: https://hangouts.google.com
Evernote: una libreta de apuntes inteligente
Evernote puede ser la mejor manera que existe de tomar apuntes, guardarlos y consultarlos en el futuro. Tomar apuntes físicamente es útil pero si no se digitalizan al pasar el tiempo es difícil encontrar información o recordar en cual cuaderno o agenda lo apuntaste. Con este software, sus apuntes no se pierden, están en la nube y se puede hacer búsqueda de ellos y organizarlos en libretas.
Evernote permite compartir libretas, escanear documentos (por ejemplo desde el móvil lo cual facilita el proceso de digitalizarlos), buscar por palabras dentro de documentos escritos (aunque hayan sido apuntes manuscritos), llevar lista de tareas, sincronizar sus apuntes en dispositivos para accederlos fuera de línea y mucho más.
Dropbox: Un disco en la nube
Dropbox es un espacio para compartir archivos y mantenerlos sincronizados en su equipo. Funciona como una carpeta más en su equipo que sincroniza en la nube facilitando el acceso desde otros dispositivos similar a Google Drive. Hay una versión gratuita con espacio limitado que puede utilizar para esa información importante que no puede perderse por falta de copias de seguridad por ejemplo.
Conclusión
Las herramientas mencionadas tienen aplicación para el móvil y planes gratuitos por los cuales son altamente recomendadas para diversificar los canales de comunicación con los equipos de trabajo a fin de tener una comunicación más efectiva en comparación al uso de solo email y chats de audio o texto.
