Gracias a las funciones de asistencia, organización y ejecución de tareas, el asistente administrativo logra que funcionen ordenadamente los departamentos en una empresa u organización. Es responsable de procesar y registrar información en archivos digitales de forma correcta, realizar cálculos, estadísticas y procesar pagos y también encargarse de los registros de empleados.
Un Asistente Administrativo realiza tareas de asistencia y acompañamiento en las actividades cotidianas que desarrolla una empresa, las cuales son fundamentales para el funcionamiento eficaz de la misma. De este modo, siendo un asistente administrativo estarás en capacidad de efectuar una diversidad de funciones de oficina como asistir, coordinar y ejecutar tareas gerenciales, preparar y entregar informes de labores, así como presentar informes de resultados y metas obtenidas.
Claro está que el perfil y las funciones del asistente administrativo están directamente relacionadas con el área de operación de la empresa en la que se trabaje. Sin embargo, podemos señalar una serie de tareas comunes que han de ser desarrolladas en toda empresa por el asistente administrativo, como:
1- La gestión de documentos: es una de las principales tareas del asistente administrativo. Consiste en mantener la buena organización, administración y almacenamiento de los documentos y archivos manejados por las personas que trabajan en la oficina. Incluso en ocasiones se encarga de realizar redacciones, revisar y editar documentos, así como llevar actas y minutas de las reuniones realizadas.
2- La planeación de eventos: es una tarea que puede ser simple, como planear un almuerzo o una reunión de trabajo; o compleja como organizar un congreso o fiesta empresarial. En todo caso, el asistente administrativo deberá ocuparse de gestionar y planificar todas las tareas necesarias para la realización del evento o actividad.
3- La atención presencial a usuarios y visitantes: ya sean clientes, proveedores o socios comerciales; el asistente administrativo es la guía, es quien organiza las agendas y quien sirve de apoyo a las personas que por una u otra razón visitan la empresa, institución u organización.
4- La atención telefónica y virtual: no siempre es una tarea del asistente administrativo. Sobre todo, las grandes empresas tienen personas enfocadas solo en esta actividad. Sin embargo, en ocasiones el asistente administrativo debe contestar llamadas y gestionar correos electrónicos.
5- La administración de agendas: una de las tareas de mayor importancia. Esto es lo que hace que la empresa fluya sin contratiempos y que las actividades de los distintos miembros y gerentes estén coordinadas. Por lo general tiene que ver con la programación de eventos, citas, reuniones de trabajo y viajes de negocios.
6- La contabilidad: aunque por lo general las empresas cuentan con personal especializado en el área contable, en ocasiones el asistente administrativo debe presentar informes de gastos y llevar la contabilidad en situaciones particulares.
7- La gestión tecnológica: el asistente administrativo debe velar por que los recursos tecnológicos de la empresa estén en estado de óptimo funcionamiento. En tal sentido es su tarea gestionar adecuadamente el soporte técnico necesario para tal fin.
En rasgos generales este es el perfil de desempeño del asistente administrativo. Si te sientes atraído por esta carrera y quieres mejorar tus competencias laborales, no lo pienses más.Inscríbete y comienza desde ya a cambiar tu futuro. En multitech te ayudamos a cumplir tus metas teniendo mayores y mejores opciones al momento de emplearte.
